¿Cuáles son los recursos informativos y de conocimientos de las instituciones?

Los recursos informáticos, conocidos también como fuentes de información, son los medios que permiten adquirir y ampliar datos y conocimientos, con la finalidad de resolver una necesidad informativa. (Moscoso, 1998).

Tipos de recursos informáticos:

• Obras monográficas: Libros, folletos, tesis
• Publicaciones periódicas: Revistas, periódicos, boletines y diarios.
• Obras de consulta: Diccionarios, enciclopedias, manuales, antologías, directorios, biografías entre otros.
• Audiovisuales: Películas, documentos, microformas y audios.

¿Qué es el recurso de información?

Es la herramienta que nos facilita de manera importante el acceso al conocimiento buscado. Según Purificación Moscoso son "Medios y bienes que permiten adquirir, ampliar, precisar o comunicar conocimientos, con el fin de resolver una necesidad o llevar a cabo una empresa.

Los recursos de información gestiona la información por si misma mientras que la fuente de información no. 

Ejemplo: El catálogo bibliotecario nacional, fuente de información, no genera puntos de acceso, mientras que el catálogo automatizado de acceso público los genera a través de un diseño previamente efectuado.

Aplicación de los Recursos y Fuentes de Información:

Según Itami, las empresas manejan dos tipos de recursos muy distintos:
Los recursos tangibles (Capital, maquinas, materiales, entre otros) y los intangibles (imagen de marca, habilidad tecnológica, etc), mientras que los primeros crecen gracias a los flujos de dinero, los segundos crecen gracias a los flujos de información.

Los recursos de información que se usan en las organizaciones empresariales tiene dos funciones:

Primero, manejar aspectos internos de la organización  y la más importante es la comunicación de la imagen de la organización para que el resto de organizaciones y personas conozcan su actividad.

Objetivos del sistema de información en la organización:

• Proporcionar información que ayude a las personas encargadas de tomar decisiones, a que éstas sean las mejores.

• Intenta investigar cada problema de decisión en su verdadera complejidad, delimitando los factores importantes que influyen en la decisión.

• Hace uso de conocimientos y métodos de muchas disciplinas y de campos diferentes.

Recursos informáticos en una organización

• Intranet para empleados
• Recursos ofimáticos
• Página web
• Seguridad informática

Intranet para empleados:

• Permite la difusión de información y compartir documentos y recursos de forma rápida.
• permiten realizar cursos de información 
• Tramitación de nómina 
• Desarrollo de proyectos por parte de trabajadores

Recursos ofimáticos:

• Microsoft Office
• Outlook Office
• Skype

Página web:

Una página web sirve como sistema de generación de confianza a través de los contenidos, artículos, fotografías, para darse a conocer entre todos aquellos que no conocen la marca de la organización y los productos y servicios que se ofrece.

Seguridad Informática:

• Sistema automático de Backups diarias de la información que se maneja.
• Antivirus, antimalware, antispyware, para recursos online y firewall para la intranet.
• Sistema o herramienta de recuperación de datos en caso de corrupción de los soporte Backups.

Las principales funciones del sistema de información:

•  Recogida de la información: Consiste en registrar o captar información para que pueda utilizarse con posterioridad. El problema radica en la creación de un soporte físico adecuado y la elección de un código eficiente para su preparación.

• Acopio o acumulación: Es la agrupación de la información recogida en lugares y momentos diferentes.

• Tratamiento de la información: En este se distingue tres operaciones fundamentales: De ordenamiento, de cálculo aritmético lógico y de transferencia de información.  

Al momento de que la información sea transformada, esta debe cumplir con estos requisitos: Claridad, precisión, ser oportuna, directamente utilizables, coordinada, completa, jerarquizada, sintética y necesaria.

• Difusión de la información: El problema de la difusión consiste en dar respuesta a tres preguntas fundamentales: cómo, cuándo, y a quién.

Tipos de sistemas de información

• Grado de formalidad: Formales e informales
• Relación con la toma de decisiones: Estratégicos, gerenciales y operativos
• Automatización: Manuales e informativos
• Funcionalidad: Gestión comercial, gestión contable, gestión financiera, gestión de recursos humanos y gestión de la producción. 
  
• Grado de especialización: Específicos y generales.

Objetivos de los Sistemas de Información: 

El sistema de información tiene tres objetivos básicos en las organizaciones:

• Automatización de procesos operativos.
• Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
• Lograr ventajas competitivas por medio de su implantación y uso.

Características de los sistemas de información

• Sistemas transaccionales: A través de estos se suele ahorrar mano de obra, debido a que se automatiza tareas operativas de la organización.

• Sistema de apoyo a las decisiones: Apoyan a la toma de decisiones, siendo repetitivas y soportando decisiones no estructuradas que no se repiten.

• Sistema de apoyo de de las decisiones: Estos se introducen después de la implantación de los sistemas transaccionales más importantes de la empresa, porque constituyen su plataforma de información. 

• Sistemas estratégicos: Este sistema no apoya la automatización de procesos operativos ni proporciona información para apoyar a la toma de decisiones.

Los sistemas de gestión de información permiten:

•  Comprender la marcha de las organizaciones desde un enfoque analítico (donde se quiere estar), evaluador (donde estamos) y creativo (dónde podríamos estar).
• Revelar oportunidades que merezcan ser explotadas y contrarrestar amenazas.
• Establecer los factores que resulten críticos y las necesidades asociadas con el SGI.
• Estudiar el impacto de los SGI en la posición del negocio y buscar nuevas oportunidades.

Gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento se engloba en un conjunto de actividades y de procesos que fortalecen el intercambio de información dentro de la organización, con la finalidad de mejorar el rendimiento y los resultados de proyectos de la misma.

La función de la gestión del conocimiento de una empresa es la de trasmitir habilidades y conocimientos a sus empleados.

Beneficios

• Una empresa que fomenta el conocimiento también es más flexible y tiene más capacidad para adaptarse a situaciones cambiantes. Está marcado por la volatilidad, la incertidumbre (uncertainty), la complejidad y la ambigüedad.

• Permiten hacer una gestión más eficiente de los procesos, de modo que se trabaja de forma más productiva y se obtienen mejores resultados.

• Cuando se puede acceder fácilmente a la información también es más sencillo tomar decisiones, así que se acelera este trámite.

• La gestión del conocimiento fomenta el trabajo en equipo. Una plantilla integrada puede llegar a mejores ideas que repercuten directamente en el funcionamiento de la empresa.

Técnica para gestionar el conocimiento empresarial

Forma interna: Ofrece curso a los empleados para que amplíen sus conocimientos sobre una determinada materia, una excelente manera de proporcionar información objetiva y útil para la compañía.

Trabajo en equipo: La formación puede otorgar conocimiento explícito, que es todo aquel que puede formalizarse sin problema en documentos y se compone de datos objetivos.

Crear una inteligencia competitiva: La inteligencia competitiva es el análisis del ámbito en que se opera, de los competidores y de los productos que hay en el mercado, de esta manera puede identificarse oportunidades y áreas de mejora que ayudarán a crear una estrategia más eficiente.

Rotación de personal: Una excelente manera de lograr que los empleados tengan un conocimiento global de la empresa es que vayan pasando por distintos departamentos. Así aprenden de los jefes de cada uno de ellos y pueden adquirir esta experiencia en primera persona, siendo esta una de las mejores fórmulas para aprender una habilidad.

Mentoring: Consiste en asignar un mentor a una persona, éste le guiará en su aprendizaje organizacional y se encargará de que la persona a su cargo adquiera los conocimientos demandados. 

Ventajas de la gestión del conocimiento

• Aumento de la eficiencia y productividad con más colaboración y el uso de los procesos más adecuados.

• Gestión estratégica más eficaz, gracias al conocimiento de las mejores estrategias, técnicas, prácticas y soluciones.

• Incremento del trabajo en equipo, de la innovación y la búsqueda de soluciones creativas.

• Disminución del desface de aprendizaje y más conocimientos de manera sistemática.
• Aceleración de la curva de productividad de los nuevos empleados a través de la formación asertiva y el acceso a los datos, a la información y al conocimiento que necesitan.

• Estandarización de los procesos y acceso rápido a la información, tornando más inteligente la toma de decisiones.  

Referencias Bibliográficas

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